In de moderne IT-omgeving is het van essentieel belang om te zorgen voor de integriteit van de administratieve vastleggingen. Dit wordt bereikt door effectieve application controls, die zowel handmatige als geautomatiseerde controles omvatten. In deze blog verkennen we de verschillende soorten application controls en hun rol in het waarborgen van de betrouwbaarheid en veiligheid van bedrijfsprocessen.
Wat is de definitie van application controls?
Application controls zijn procedures, zowel handmatig als geautomatiseerd, die op het niveau van een bedrijfsproces functioneren. Deze controls zijn ontworpen om de integriteit van de gegevensverwerking en -opslag te waarborgen. Automatisch gegenereerde mutaties worden zichtbaar gemaakt en gecontroleerd om ervoor te zorgen dat alle wijzigingen in de gegevensverwerking correct en betrouwbaar zijn. Ze kunnen preventief of detecterend zijn en spelen een cruciale rol in de financiële verslaglegging en het voorkomen van fouten en onjuistheden.
Soorten geautomatiseerde controles
Input controls voor ontbrekende velden
Input controls richten zich op de invoer van gegevens en zijn cruciaal voor het waarborgen van juiste, volledige en tijdige invoer. Geprogrammeerde controles, zoals verplichte velden, controle op ontbrekende velden, check digits, verbandscontroles en controle-totalen, zorgen ervoor dat alle invoer correct en volledig is. Deze controles zijn essentieel voor het reduceren van fouten in de gegevensinvoer.
Processing controls voor tijdige gegevensverwerking
Processing controls zijn geautomatiseerde controles die gericht zijn op de juiste, volledige en tijdige gegevensverwerking. Ze omvatten verbandcontrole, controle op de relatie tussen waarden in verschillende velden, controle op de geldigheid van karakters en volgorde check van gegevens. Deze controls waarborgen de integriteit van de gegevens tijdens de verwerking en zorgen ervoor dat alle transacties correct worden uitgevoerd.
Database controls
Database controls zijn gericht op de juiste en volledige gegevensopslag. Deze controls omvatten verbandcontroles, integriteit van de data bewaken aan de hand van hastotals en controle op de relatie tussen de waarden in verschillende velden. Door de integriteit van de gegevens in de database te waarborgen, kunnen organisaties vertrouwen op de nauwkeurigheid en volledigheid van hun data.
Communication controls
Communication controls zorgen ervoor dat de datacommunicatie juist, volledig en tijdig verloopt. Ze omvatten controletotalen zoals batch- en hastotals, volgnummers, ontvangstbevestigingen van berichten en terugzenden van ontvangen berichten. Deze controles zijn essentieel voor het waarborgen van de integriteit van gegevens tijdens het transport tussen verschillende systemen en applicaties.
Output controls
Output controls richten zich op de juiste, volledige en tijdige uitvoer van gegevens. Ze omvatten specificatie over de uitvoer die wordt ‘geprint’ op de uitvoer zodat de gebruiker weet hoe de uitvoer tot stand is gekomen, foutsignaallijsten en bestand- of recordtellingen die op de uitvoer worden vermeld. Deze controles zorgen ervoor dat de output nauwkeurig en betrouwbaar is, wat cruciaal is voor de financiële verslaglegging.
Implementatie van application controls in een IT omgeving
Effectieve implementatie
Een effectieve implementatie van application controls is cruciaal voor het waarborgen van de integriteit van de administratieve vastleggingen. Dit omvat het hebben van een goede administratieve organisatie en het houden van interne controle. Het implementeren van geprogrammeerde controles kan organisaties helpen bij het bewaken van data en het waarborgen van tijdige en accurate gegevensverwerking.
Uitdagingen bij implementatie
Er zijn verschillende uitdagingen bij de implementatie van application controls, zoals de kwaliteit van de huidige systemen en afstemming met leveranciers. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de bestaande IT-infrastructuur adequaat is en dat er duidelijke afspraken zijn met leveranciers over de specificatie en naleving van de controls.
Conclusie
Application controls zijn essentieel voor het waarborgen van de integriteit van administratieve vastleggingen. Door het implementeren van verschillende soorten controls, zoals input, processing, database, communication en output controls, kunnen organisaties de betrouwbaarheid en veiligheid van hun gegevens waarborgen. Application control vergelijkt ingevoerde waarden met een lijst van bekende goede waarden om potentiële fouten of schade te voorkomen, wat vooral belangrijk is in de financiële sector. Dit is niet alleen belangrijk voor de financiële verslaglegging, maar ook voor het voorkomen van fouten en onjuistheden in de gegevensverwerking.
